Cómo documentar un esfuerzo de buena fe

Cómo documentar un esfuerzo de buena fe para la accesibilidad de sitios web según la ADA

Las empresas a menudo empiezan a pensar en la accesibilidad de sus sitios web después de recibir una carta de reclamación o una demanda judicial. Para entonces, la discusión suele centrarse en las pruebas. No solo en si el sitio es accesible, sino en si la empresa hizo un intento genuino de abordar las barreras de accesibilidad.

Los tribunales que revisan casos de sitios web bajo la ADA a veces analizan las acciones del demandado antes y después de presentarse una demanda. La documentación pasa a formar parte de esa discusión. Los correos electrónicos, los informes de auditoría, los tickets de remediación, las políticas de accesibilidad y las notas de reuniones internas pueden demostrar si una empresa se tomó en serio la accesibilidad o la ignoró.

Un "esfuerzo de buena fe" no está definido en una sola ley. La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) no incluye un libro de reglas detallado para sitios web. Pero aparecen patrones en los litigios y acuerdos de conciliación. Las empresas que documentan el trabajo de accesibilidad —auditorías, correcciones, capacitación— a menudo pueden demostrar que intentaron cumplir.

La documentación no garantiza la desestimación de una demanda. Algunos casos siguen adelante incluso cuando el trabajo de remediación está en curso. Pero los registros del trabajo de accesibilidad suelen influir en las negociaciones y en los términos de los acuerdos.

La diferencia entre una empresa que ignoró la accesibilidad y una que trabajó en ella a menudo se reduce a la documentación.

Qué entienden los tribunales por "esfuerzo de buena fe"

El Título III de la ADA exige que las empresas abiertas al público proporcionen igual acceso a bienes y servicios. Los sitios web no se describen explícitamente en la ley original de 1990, pero los tribunales los tratan cada vez más como extensiones de los negocios físicos.

Cuando un caso de accesibilidad llega a los tribunales, el juez suele centrarse en si las barreras impidieron que un usuario con discapacidad accediera al sitio. Pero la respuesta del demandado también importa.

Si una empresa recibe una queja e inmediatamente comienza a corregir las barreras de accesibilidad, ese comportamiento puede afectar la forma en que se desarrolla el caso.

Algunos tribunales se refieren a esto como actuar de buena fe. El concepto aparece en múltiples casos de accesibilidad y discusiones de acuerdos.

Una empresa que demuestra un proceso de remediación documentado puede argumentar que está abordando activamente el problema en lugar de ignorarlo.

La documentación se convierte en la prueba.

La auditoría de accesibilidad como primer registro

La mayoría del trabajo de accesibilidad comienza con una auditoría.

Una auditoría de accesibilidad examina un sitio web en busca de barreras que afecten a usuarios con discapacidades. Las auditorías suelen incluir análisis automatizados y pruebas manuales con tecnologías de asistencia.

Las herramientas automatizadas como WAVE, Axe o Lighthouse detectan problemas técnicos comunes. La falta de texto alternativo, los fallos de contraste de color y los enlaces vacíos aparecen rápidamente en estos informes.

Los análisis automatizados no capturan todo. Los profesionales de la accesibilidad suelen decir que las pruebas automatizadas detectan aproximadamente el 30 por ciento de los problemas de accesibilidad.

Las pruebas manuales llenan el vacío.

Durante las pruebas manuales, un auditor puede navegar por el sitio utilizando lectores de pantalla como NVDA o JAWS. Las pruebas de navegación por teclado también son comunes.

El informe de auditoría se convierte en la primera pieza importante de documentación.

Un informe típico puede incluir:

• Capturas de pantalla de los fallos de accesibilidad.
• Referencias de WCAG vinculadas a cada problema.
• Descripciones de cómo los usuarios encuentran la barrera.
• Pasos de remediación recomendados.

Muchas auditorías tienen decenas de páginas de extensión.

Un informe de auditoría en PDF fechado antes o poco después de una queja demuestra que la empresa comenzó el trabajo de accesibilidad.

Esa marca de tiempo es importante.

Documentar el trabajo de remediación

Una auditoría identifica las barreras de accesibilidad. La remediación las corrige.

Los desarrolladores suelen realizar un seguimiento de las tareas de remediación utilizando sistemas de tickets como Jira, incidencias de GitHub o herramientas de gestión de proyectos. Cada ticket describe el problema de accesibilidad y la corrección aplicada.

Esos registros se convierten en pruebas de que el trabajo de accesibilidad realmente ocurrió.

Por ejemplo, un ticket de desarrollador podría decir:

"Corregir la falta de texto alternativo en imágenes de productos: 214 imágenes actualizadas en todas las páginas del catálogo. Completado el 14 de mayo de 2024."

Otro podría documentar mejoras en la navegación:

"Se añadió foco de teclado a los elementos del menú desplegable. Probado con lector de pantalla NVDA."

Estos registros muestran el progreso a lo largo del tiempo.

Sin ellos, una empresa puede tener dificultades para demostrar que se realizó la remediación.

Conservar pruebas de antes y después

Las capturas de pantalla son una documentación simple pero útil.

Los evaluadores de accesibilidad suelen tomar capturas de pantalla que muestran las barreras antes de la remediación.

Por ejemplo:

• Un campo de formulario sin etiqueta.
• Un botón que solo dice "haga clic aquí".
• Un fallo de contraste de color señalado por una herramienta de accesibilidad.

Después de la remediación, el evaluador toma otra captura de pantalla que muestra el elemento corregido.

Esta evidencia de antes y después demuestra que existía una barrera de accesibilidad específica y que se corrigió.

Los abogados suelen incluir este tipo de documentación en las negociaciones de acuerdos.

Demuestra una mejora medible.

Mantener una declaración de accesibilidad

Una declaración de accesibilidad es un documento público que explica el enfoque de la empresa hacia la accesibilidad.

Muchas organizaciones publican estas declaraciones en sus sitios web.

Una declaración típica puede incluir:

• El estándar de accesibilidad que sigue la empresa, a menudo WCAG 2.1 Nivel AA.
• La fecha de la revisión de accesibilidad más reciente.
• Información de contacto para informar barreras de accesibilidad.

Una declaración de accesibilidad por sí sola no prueba el cumplimiento.

Pero pasa a formar parte del rastro documental.

Si surge una queja, la empresa puede demostrar que las políticas de accesibilidad se reconocían públicamente.

Algunas declaraciones también incluyen historiales de revisiones.

Esas marcas de tiempo son importantes.

Muestran que la accesibilidad se abordó antes de que comenzara el litigio.

Conservar registros de la capacitación en accesibilidad

La accesibilidad no es solo un problema técnico. La capacitación del personal también aparece en algunos acuerdos de conciliación.

Las empresas pueden capacitar a desarrolladores, diseñadores y editores de contenido sobre las pautas de accesibilidad.

La documentación de la capacitación puede incluir:

• Registros de asistencia.
• Diapositivas o materiales de la capacitación.
• Nombres de los instructores y fechas.

Por ejemplo, una empresa podría registrar que su equipo de desarrollo web asistió a una sesión de capacitación sobre WCAG en marzo de 2024.

Si más tarde aparecen errores de accesibilidad, la empresa aún puede demostrar que invirtió en educación.

Los tribunales no tratan la capacitación como una defensa contra las barreras de accesibilidad. Pero la documentación demuestra que la empresa intentó abordar el problema de manera sistemática.

Registros de pruebas de accesibilidad

Las pruebas periódicas crean otra capa de documentación.

Algunas empresas realizan revisiones de accesibilidad trimestrales o anuales.

Los registros de pruebas pueden incluir:

• Fechas de las pruebas.
• Herramientas utilizadas.
• Tecnologías de asistencia probadas.
• Problemas de accesibilidad descubiertos.
• Problemas de accesibilidad resueltos.

Por ejemplo, una entrada de registro podría decir:

"Revisión de accesibilidad realizada el 10 de septiembre de 2024. Análisis automatizado y pruebas manuales con NVDA. Se identificaron 17 problemas, principalmente falta de texto alternativo y fallos de contraste de color."

El registro puede mostrar más tarde si esos problemas se resolvieron.

Los registros de pruebas repetidas demuestran un trabajo de accesibilidad continuo en lugar de una única corrección puntual.

El papel de la documentación de WCAG

La mayoría de los casos de sitios web bajo la ADA hacen referencia a las Pautas de Accesibilidad al Contenido Web (WCAG).

WCAG no está escrita directamente en la ley ADA, pero los tribunales la utilizan con frecuencia como el punto de referencia técnico para la accesibilidad.

Cuando una empresa documenta el trabajo de remediación, hacer referencia a los criterios WCAG fortalece el registro.

Por ejemplo, las notas de remediación podrían incluir afirmaciones como:

"Se corrigió el fallo WCAG 1.1.1: se añadió texto alternativo a las imágenes decorativas e informativas."

"Se corrigió el problema WCAG 2.4.7: se añadió foco de teclado visible a los enlaces de navegación."

Estas referencias conectan el trabajo técnico con los estándares de accesibilidad establecidos.

La documentación vinculada a los criterios WCAG demuestra que la remediación siguió pautas reconocidas.

Políticas de accesibilidad dentro de la organización

Algunas empresas adoptan políticas internas de accesibilidad.

Estas políticas describen cómo se manejará la accesibilidad en el diseño, el desarrollo y la publicación de contenido.

Una política podría incluir requisitos como:

• Todas las imágenes deben incluir texto alternativo.
• Los vídeos deben incluir subtítulos.
• Los desarrolladores deben probar las nuevas funcionalidades mediante navegación por teclado.

La política también puede describir quién es responsable de la supervisión de la accesibilidad.

Un documento de política de accesibilidad fechado antes del litigio puede respaldar un argumento de buena fe.

Demuestra que la accesibilidad se abordó a nivel organizativo en lugar de ser ignorada.

Responder a las quejas de accesibilidad

Cuando un usuario informa de un problema de accesibilidad, la respuesta pasa a formar parte de la documentación.

Las empresas a veces reciben quejas de accesibilidad a través de correo electrónico o formularios de contacto.

Conservar registros de esos mensajes y las respuestas puede demostrar capacidad de respuesta.

Por ejemplo, un intercambio de correos electrónicos podría mostrar que un usuario ciego informó de un formulario inaccesible y que la empresa respondió en un plazo de dos días.

Si el problema se solucionó, la empresa puede documentar la resolución.

Estos registros demuestran que las preocupaciones de accesibilidad se abordaron en lugar de desestimarse.

Un ejemplo del esfuerzo de remediación de una pequeña empresa

Una pequeña consulta dental en Illinois enfrentó una queja de accesibilidad en 2023. La queja describía barreras en el formulario de citas del sitio web de la consulta.

El formulario carecía de etiquetas para varios campos de entrada. Los lectores de pantalla anunciaban los campos simplemente como "editar texto".

El dentista contrató a un desarrollador web para realizar una auditoría de accesibilidad. El informe de auditoría identificó el problema de etiquetado del formulario y otros varios problemas, incluida la falta de texto alternativo en las fotos del personal.

El desarrollador documentó el trabajo de remediación durante un período de dos semanas.

La documentación incluía:

• El informe de auditoría original.
• Los commits de GitHub que mostraban los cambios en el código.
• Capturas de pantalla de las etiquetas de formulario corregidas.
• Notas de las pruebas con el lector de pantalla NVDA.

El caso se resolvió antes del juicio. La documentación demostró que la remediación estaba en curso.

El dentista aún pagó un monto de acuerdo y honorarios legales, pero las mejoras de accesibilidad se mantuvieron.

Limitaciones de documentar un esfuerzo de buena fe

La documentación no elimina el riesgo legal.

Un sitio web aún puede violar los estándares de accesibilidad incluso si el trabajo de remediación ha comenzado.

Algunos demandantes presentan demandas a pesar de las mejoras de accesibilidad en curso.

Los tribunales generalmente se centran en si existían barreras en el momento en que el demandante intentó usar el sitio web.

Si la barrera existía en ese momento, la documentación de correcciones futuras no la borra.

Los registros siguen siendo importantes durante las discusiones de acuerdos. Pero no detienen automáticamente el litigio.

El problema de las correcciones no documentadas

Las empresas a veces solucionan los problemas de accesibilidad de forma discreta.

Un desarrollador puede actualizar el texto alternativo o ajustar el contraste de color sin registrar el cambio.

Meses después, si aparece una queja, la empresa no puede demostrar fácilmente cuándo se realizó la corrección.

Sin documentación, el trabajo de remediación puede parecer que ocurrió solo después de que comenzó la demanda.

Esa línea de tiempo debilita el argumento de que la accesibilidad se abordó antes.

Los registros simples previenen este problema.

Incluso una breve nota de desarrollador o el historial de tickets crea una marca de tiempo.

Por qué las superposiciones rara vez cuentan como un esfuerzo de buena fe

Algunas empresas instalan superposiciones de accesibilidad después de recibir quejas.

Una superposición es un script que añade un widget de accesibilidad al sitio web.

El widget puede permitir a los usuarios cambiar el tamaño del texto, el contraste o el espaciado.

Los proveedores de superposiciones a veces afirman que estas herramientas crean un cumplimiento inmediato de la ADA.

Los profesionales de la accesibilidad y los defensores de las personas con discapacidad han criticado esas afirmaciones.

En 2021, más de 400 especialistas en accesibilidad y defensores de discapacidades firmaron una carta pública oponiéndose a las superposiciones como soluciones de cumplimiento. La carta declaraba que las superposiciones no corrigen los errores de código subyacentes que crean barreras de accesibilidad.

Debido a que las superposiciones no modifican la estructura HTML del sitio, los problemas de accesibilidad a menudo persisten.

Por ejemplo, una imagen de producto sin texto alternativo sigue sin etiquetar incluso si hay una superposición instalada.

Los tribunales que revisan quejas de accesibilidad generalmente se centran en si la barrera sigue existiendo.

Instalar una superposición sin corregir los problemas subyacentes rara vez cuenta como remediación.

Cómo es la documentación en las negociaciones de acuerdos

Cuando los casos de sitios web bajo la ADA llegan a discusiones de acuerdo, los abogados a menudo intercambian documentación.

Los demandados pueden proporcionar:

• Informes de auditoría de accesibilidad.
• Registros de remediación de desarrolladores.
• Documentos de políticas de accesibilidad.
• Registros de capacitación.
• Registros de pruebas.

Estos documentos muestran los pasos dados para abordar la accesibilidad.

Los acuerdos de conciliación a veces requieren documentación continua.

Por ejemplo, un acuerdo puede exigir pruebas de accesibilidad anuales durante varios años.

La documentación pasa entonces a formar parte del seguimiento del cumplimiento.

La accesibilidad como un proceso continuo

Los sitios web cambian con frecuencia. Los nuevos contenidos, las actualizaciones de diseño y los cambios de software pueden introducir barreras de accesibilidad.

Por lo tanto, la documentación debe continuar después de la remediación.

Muchas empresas programan revisiones periódicas de accesibilidad.

Un calendario típico puede incluir análisis automáticos trimestrales y pruebas manuales anuales.

Estas revisiones crean registros continuos que demuestran que la accesibilidad sigue siendo parte del proceso de desarrollo.

Sin documentación continua, las mejoras de accesibilidad pueden desvanecerse con el tiempo.

Cómo estructuran las empresas la documentación de accesibilidad

La documentación de accesibilidad a menudo termina en varios lugares diferentes.

Los informes de auditoría pueden almacenarse en sistemas de documentos internos.

Las correcciones de los desarrolladores pueden aparecer en los registros de control de versiones.

Los registros de capacitación pueden existir en los sistemas de RR.HH.

Los informes de pruebas pueden almacenarse en paneles de software de accesibilidad.

La estructura exacta varía según la empresa.

El problema clave es que los registros existen y están fechados.

Esas marcas de tiempo muestran cuándo ocurrió el trabajo de accesibilidad.

Lo que realmente demuestra un esfuerzo de buena fe

Un esfuerzo de buena fe en la accesibilidad de sitios web generalmente deja un registro visible.

El registro puede incluir informes de auditoría, registros de remediación, políticas de accesibilidad, materiales de capacitación, resultados de pruebas y respuestas a quejas de usuarios.

Cada documento muestra un paso dado hacia la accesibilidad.

Los tribunales que evalúan casos de sitios web bajo la ADA todavía se centran en si existen barreras. La documentación no reemplaza el trabajo de accesibilidad.

Pero demuestra que la empresa intentó abordar el problema en lugar de ignorarlo.

Ese registro a menudo determina cómo se resuelven las disputas de accesibilidad.